Администратор салона красоты: в чем заключаются его обязанности

Какие обязанности у администратора салона красоты, чем занимается? Если коротко, то администратор управляет салоном и выполняет следующие функции:

• Координирует работу сотрудников;
• Принимает звонки и ведет запись клиентов;
• Консультирует клиентов по услугам салона:
  • по стоимости;
  • по показаниям и противопоказаниям к проведению процедур;
  • по предлагаемой салоном продукции;
• Продает косметику и средства для домашнего ухода;
• Контролирует наличие необходимых средств, исправность аппаратуры;
• Проводит расчеты с клиентами, работает с кассой.

Также в должностные обязанности администратор салона красоты иногда входит:

• Проведение презентаций услуг салона;
• Решение конфликтных ситуаций;
• Расчет заработной платы сотрудников.

Должностная инструкция для администраторов салонов красоты

Включение должностной инструкции в пакет документов, прилагаемых к трудовому договору, считается стандартной практикой, как и использование для её написания образцов, которые можно бесплатно скачать на тематических ресурсах в Интернете.
Типовые инструкции, которые можно принять за стандарт, обычно содержат следующие разделы:

• «Общие положения»;
• «Должностные обязанности, функции»;
• «Права»;
• «Ответственность».

Указанные документы – это руководство к действию для администраторов, определяющее регламент их работы. По этой причине важно, чтобы инструкция была подробной, включающей, помимо перечисленных разделов, описание:

• условий для работы;
• параметров, оценивающих деятельность администратора;
• квалификационных требований;
• должностных связей.

Но поскольку большинство владельцев/руководителей салонов красоты пользуются типовыми инструкциями, то более подробно мы обсудим их основные разделы.

Основные положения

1. Администратор салона красоты принимается на свою должность и освобождается от неё приказом директора фирмы, которой принадлежит салон.
2. Администратор салона красоты подчиняется управляющему сетью салонов.
3. Администратор салона красоты должен удовлетворять следующим требованиям для занятия этой должности:
   • среднее образование, дополненное соответствующими курсами профподготовки, или средне-специальное профильное образование;
   • опыт работы на аналогичных позициях от 1 года.
4. В период отсутствия администратора салона красоты закреплённые за ним обязанности переходят к другому сотруднику, временно назначенному управляющему сетью салонов.
5. Администратору салона красоты необходимо разбираться в следующих вопросах:
   • действующие законы и нормы, регулирующие индустрию предоставления косметических услуг;
   • формы взаимодействия с посетителями учреждения;
   • приемы урегулирования возможных конфликтных ситуаций;
   • нормативы обслуживания клиентов салона;
   • нормы составления документов, применяемых в работе салона;
   • параметры санитарии и гигиены, обязательные к поддержанию в салоне;
   • основные приемы изучения спроса и услуг конкурентов на рынке салонов красоты;
   • правила учета косметических препаратов и иных ценностей, находящихся в салоне;
   • основные параметры сортов и марок применяемых в салоне инструментов, оборудования, косметических препаратов;
   • принципы взаимодействия с торговыми агентами, представителями поставщиков, сотрудниками проверяющих организаций;
   • личный состав служащих салона;
   • нормативы пожарной безопасности и трудовой дисциплины;
   • правила взаимодействия со служащими салона;
   • правила работы с офисными программами и компьютером.
6. Администратор салона красоты руководствуется:
   • законами и нормами РФ;
   • внутренней документацией фирмы, владеющей салоном;
   • содержимым этой инструкции.

Функции администратора салона красоты

• Создавать комфортную и гостеприимную атмосферу за счет дружелюбного обслуживания.
• Встречать и провожать гостей салона, вести small talk, предлагать напитки.
• Вести запись клиентов, обеспечивая равномерную загрузку сотрудников.
• Напоминать о посещении. Разъяснять условия выполнения процедуры (время, материалы, стоимость).
• Рассказывать об акциях, промо программах, новинках, предлагать дополнительные услуги, абонементы, депозиты.
• Выяснять причину отмены предварительной записи и вносить сведения в программу учета клиентов. Быть проактивным, но не навязчивым.
• Запрашивать у посетителей обратную связь о выполненных услугах, уметь работать с возражениями и претензиями. Своевременно вносить данные в систему управления предприятием, информировать руководство о жалобах, предложениях.
• Оперативно решать вопросы по хозяйственной деятельности салона, фиксировать поломки, вызывать ремонтные службы и заказывать необходимое оборудование.
• Контролировать соблюдение чистоты, санитарных норм и пожарной безопасности. Заполнять необходимы журналы.
• Проводить инвентаризацию текущих запасов, отмечать заявки сотрудников и заказывать необходимые материалы для работы.
• Участвовать в наборе штата, мотивации сотрудников. Контролировать выполнение каждым мастером персонального KPI.
• Разрабатывать маркетинговые мероприятия для продвижения салона красоты. Знать бизнес-стратегии заведения. Быть заинтересованным в увеличении количества клиентов.

Образец должностной инструкции администратора салона красоты легко найти в свободном доступе в интернете или разработать самостоятельно под персональные запросы.

Права

Администратор имеет право на:

• запрашивание у сотрудников информации и документов, которые нужны ему для выполнения своих обязанностей;
• ознакомление с решениями руководства, которые касаются всех аспектов его деятельности;
• подписание документов в рамках своей компетенции;
• вынесение на рассмотрение руководителю/собственнику салона предложений, направленные на улучшение работы заведения в рамках, установленных его должностной инструкцией;
• привлечение сотрудников к решению производственных задач;
• проведение презентаций салона, реализуемых им услуг/товаров;
• информирование руководства о выявленных недостатках и предложение мер по их ликвидации.

Администратор салона красоты может требовать от руководителя/владельца предприятия содействия для реализации своих прав и выполнения обязанностей.

Ответственность

В данной части приведен список нарушений, дающих основание для привлечения служащего к ответственности. Поскольку наказание может быть определено лишь после окончания соответствующих административных и юридических процедур, то обычно здесь даются несколько стандартных пунктов, в общей форме, избегая конкретизации мер ответственности.

Администратор салона красоты может нести ответственность в следующих ситуациях:

1. За ущерб, который был получен салоном из-за некомпетентных действий, — в соответствии с разделами профильного законодательства.
2. За нарушения законов, нормативов, правил — в соответствии с параметрами, заданными в уголовном, трудовом и административном праве.
3. За невыполнение обязанностей, закреплённых в трудовом договоре и данной инструкции, — в соответствии с положениями трудового законодательства и правилами фирмы.

Условия работы

Одно из важнейших требований к управляющему салона – соблюдение трудовой дисциплины. Администратор работает в строгом соответствии с установленным графиком. Длительность и время работы регламентируются трудовым договором и должностной инструкцией.

Сотрудник обязан постоянно находиться на рабочем месте. Покидать его можно только при наличии уважительных причин или в случае непредвиденных ситуаций. Во время работы администратору запрещено располагаться в зоне отдыха для клиентов, пользоваться предоставляемыми в салоне услугами, проводить личные разговоры по телефону. Во многих салонах предусмотрен дресс-код.

Навыки и умения

Выполнять функции администратора салона красоты может только человек, обладающий соответствующими умениями. Поэтому наличие определенных навыков является одним из главных требований к лицам, желающим занять такую должность.

Администратору потребуются навыки:

• Обращения с ПК и кассовым аппаратом
• Ведения учетной документации (журналов посещения, расписания процедур)
• Общения с клиентами (как вживую, так и по телефону)
• Решения конфликтных ситуаций
• Работы в коллективе
• Переубеждения клиентов в пользу салона
• Презентации новых услуг
• Обращения с косметическими средствами

Специалист должен уметь решать затруднительные ситуации за короткий отрезок времени. Обязательным навыком является грамотная речь, умение доходчиво передавать информацию другим людям.

Взаимодействие с владельцем

Администратор выступает связующим звеном между салоном с его сотрудниками и собственником. Поэтому этот специалист обязан уметь налаживать коммуникацию с владельцем. В обязанности администратора также входит ведение отчета перед собственником предприятия, несение ответственности за нарушения, непредвиденные ситуации.

О работе администратора смотрите на видео:

Как руководителю понять, что администратор все делает верно

Для развития бизнеса и повышения качества обслуживания важно быть в курсе не только успехов, но также ошибок и неудач. Если работа администратора не соответствует ожиданиям, лучше вовремя узнать об этом, чтобы провести наставническую беседу, дополнительное обучение, а в особых случаях замену сотрудника.

• Утвержденные стандарты обслуживания посетителей.
• Подписанная должностная инструкция с четким разбором обязанностей салонного администратора.
• Выборочное прослушивание рабочих звонков для анализа качества разговоров при помощи IP-телефонии.
• Программа “Таинственный посетитель”.
• Изучение отзывов и динамики изменения клиентской базы за определенный период.
• Анализ статистики и результатов продаж.
• Сравнение KPI сменных администраторов.